Lettera di incarico del Responsabile del trattamento dati

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La tua società è Titolare del trattamento dati dei clienti che, letta la tua informativa privacy, hanno prestato il loro consenso .

Come Titolare del trattamento la tua società si potrà avvalere di uno o più Responsabili del Trattamento (interni o esterni all’azienda) ai quali affiderai in tutto o in parte la gestione e l’elaborazione dei dati.

Il team di anormadilegge.it ti affiancherà per analizzare le necessità e le modalità con cui vuoi impostare il rapporto con i Responsabili del Trattamento, predisponendo una lettera di incarico personalizzata, che includerà:

  • gli obblighi del responsabile del trattamento;
  • le linee guida e i limiti imposti dal titolare all’attività del responsabile;
  • le misure di sicurezza da adottare.

Sei stato nominato Responsabile del Trattamento? Niente paura.

Ti affianchiamo anche in questo caso per aiutarti a evitare i rischi di eccesso di responsabilità o per suggerire correzioni nel contenuto della lettera.

Descrizione

Chi è il Responsabile del Trattamento?

Quante volte durante lo sviluppo di un sito web o di un’app hai avuto la necessità di creare un accesso per un tuo collaboratore esterno o per un’altra azienda tua partner? O, ancora, quante volte un tuo cliente ti ha chiesto di gestire ed analizzare il flusso dei dati raccolto tramite il sito o l’app che gli hai realizzato con tanta fatica?

Ecco, questo significa essere, di fatto, responsabile del Trattamento dei dati.

Come responsabile, oltre a dover presentare alcune garanzie di modo che la sua attività soddisfi i requisiti legislativi, dovrai essere designato tale dal Titolare del trattamento (cioè da chi ti commissiona la realizzazione di un’opera informatica) con una apposita lettera di incarico che, di fatto, è un vero e proprio contratto!

Dovrai seguire la stessa procedura  anche per i tuoi Responsabili del trattamento, che, come ti abbiamo illustrato in premessa, può essere chi ha l’accesso ai database delle vendite o l’agenzia che cura l’inserimento prodotti o ti fornisce i report statistici.

E tu? In quali casi puoi essere un Responsabile del trattamento?

Dunque, anche una web agency o una impresa di sviluppo software può essere Responsabile del trattamento dati se, ad esempio:

  • continua a gestire un e-commerce per conto del suo committente;
  • ne gestisce la newsletter o le campagne di marketing diretto on line e off line;
  • contribuisce coi propri server o la propria strumentazione informatica alla raccolta e alla elaborazione dei dati.

Cosa deve contenere la lettera di incarico?

Innanzitutto, la lettera deve contenere un avvertimento per il Responsabile di rispettare gli  obblighi previsti dal Codice Privacy e dall’art. 28 del Regolamento Europeo, oltre alle modalità e ai limiti del trattamento imposti dal Titolare. In più, bisogna deve riportare le misure di sicurezza che il Responsabile dovrà adottare per lo svolgimento delle operazioni.

Quali sono i rischi?

Se il Responsabile non è nominato con una  lettera di incarico ben circostanziata, pensata ad hoc per l’attività da svolgere e rispettosa delle esigenze sia del Titolare e che del Responsabile stesso, in caso di controlli o segnalazioni di utenti all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali vi è il rischio che il Responsabile possa essere soggetto all’irrogazione di sanzioni. Nei casi peggiori, si può essere qualificati come contitolari del trattamento, cosa che comporterebbe un inasprimento delle sanzioni.

Come mettersi al sicuro?

Contatta i professionisti di anormadilegge.it: dopo un’analisi della tua pratica, sapranno redigere una lettera di nomina del Responsabile del trattamento dei dati su misura per te. Non affidarti al copia e incolla o ai generatori automatici: ogni singolo caso è unico, come il tuo lavoro.

E, infine, ricorda: essere nominato Responsabile del trattamento dei dati è una opportunità di business per la tua azienda che per questa attività potrà richiedere un compenso aggiuntivo al committente – Titolare del trattamento.

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